PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DI SMPN 4 MALANG

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

DI SMPN 4 MALANG

Viana Rahmawati

Widi Ika Cahyani

Wulan Roudhotul Nasikha

E-mail: vianarahmawati9@gmail.com, widiika46@gmail.com, dan wulanroudhotulnasikhah@gmail.com

Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan

Universitas Negeri Malang, Jl. Semarang Nomor 5 Malang 65145

Abstract:  This study aims to describe HR planning in Junior high school 4 Malang. This study uses a qualitative approach. Data was collected through in-depth interviews, observations, and documentation studies. The results of the study show: (1) parties involved in HR planning; (2) HR planning steps; (3) HR planning principles; (4) HR planning process time; and (5) strategies in preparing HR planning.

Keywords: planning, human resources, school

Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan perencanan SDM di SMP Negeri 4 Malang. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan: (1) pihak yang terlibat dalam perencanaan SDM; (2) langkah perencanaan SDM; (3) prinsip perencanaan SDM; (4) waktu proses perencanaan SDM; dan (5) strategi dalam penyusunan perencanaan SDM.

Kata kunci: perencanaan, sumber daya manusia, sekolah

Perencanan sumber daya manusia secara sistematis meramalkan kebutuan organisasi di masa yang mendatang dalam menghadapi persaingan era globalisasi yang semakin berkembang seiring dengan kemjuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu suatu organisasi perlu menyusun dan memanajemen rencana Sumber Daya Manusia secara sinergis guna mempersiapkan kompetensi dan kemampuannya untuk bersaing dengan negara maju. Menurut (Sopiah, 2002:42) perencanaan SDM secara sistematis meramalkan kebutuhan organisasi di masa mendatang dan supply dari pegawai. Apabila organisasi tidak mendapatkan staff dengan jumlah orang yang sesuai, maka tujuan-tujuan yang strategis, operasional, dan fungsional bisa gagal dalam mengeliti persaingan era global yang saat ini terus berkembang. Menurut  (Sedarmayanti 2017:131) perencanan pendidikan adalah kegiatan untuk mengantisipasi pemerintah atau kebutuhan dan suplai tenaga kerja organisasi di masa yang akan datang. Dengan demikian perencanan sumber daya manusia adalah usaha untuk menetukan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang memiliki pengetahuan luas, trampil dan memiliki kehlian yang responsive daalam bidangnya serta mampu bersaing dengan berbagai negara asing.

Menurut Sunarta menyatakan tujuan perencanaan SDM adalah  untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/ kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah dan terkendali. Dengan demikian tujuan dari SDM yakni untuk menyeimbangkan SDM sesuai dengan kapasitas dan potesi kerja yang dimiliki secara terstruktur antara kebutuhan dan ketersedian pekerjaan yang dibutuhkan.

Menurut Sopiah (2002:43) manfaat yang diperoleh untuk kepentingan dari perencanan SDM diantaranya: (1) kepentingan Individu yaitu perencanan sumber daya manusia sangat penting bagai setiap individu karyawan, karena dapat memebantu meningkatkan potensinya, (2) kepentingan organisasi yaitu untuk mendapatkan calaon pegawai yang memenuhi kulalifikasi, dan (3) kepentingan nasional yaitu untuk mengetahui pegawai yang memiliki potensi tinggi sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemerintah dalam rangka mmeningkatkan poduktivitas nasional.

Menurut Falahah (2017:26-27) dalam CSB  (1996) lima langkah dalam membangun rencana manajemen SDM yaitu: (1) melakukan analisis strategis tingkat departemental, agar dapat dipahami visi, misi, dan nilai organisasi tingkat department, review strategis tingkat departemen serta tantangan yang harus dihadapi oleh departemen tersebut, (2) mengindentifikasi isu strategis SDM berdasarkan hasil analisis strategis, (3) mengidentifikasi isu SDM strategis yang sedang berjalan, khususnya yang mempengaruhi efektivitas department, (4) prioritisasi isu strategis dan isu yang berjalan dan mengidentifikasi tindakan untuk menyelesaikan isu, dan (5) membuat rencana manajemen SDM serta program yang terkait berdasarkan masukan dari langkah-langkah sebelumnya.

Langkah-langkah perencanan SDM menurut Falahah (2017:27) mliputi sebagai berikut: (1) menentukan aktivitas atas proses utama; (2) menyusun program-program utama berdasarkan hasil SWOT; (3) mendefinisikan KPI (key performance indicator) untuk setiap program; dan (4) menyusun peta jalan implementasi program yang realistis dan terukur.

Menurut (Simamora, 1997:73) dalam praktek pelaksanaan perencanaan SDM yang efektif, pada era global seperti sekarang ini tantangan yang harus dihadapi antara lain: (1) mempertahankan keunggulan kompetitif; (2) mendukung keseluruhan strategi bisnis; (3) menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah-masalah harian; (4) menyusun strategi-strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik-karakteristik unik organisasi; (5) menanggulangi perubahan lingkungan; (6) menyita komitmen manajemen; (7) menterjemahkan rencana strategic ke dalam tindakan; (8) mengakomodasikan perubahan-perubahan. Selain itu ada juga beberapa tantangan dalam hambatan perencanan SDM. Menurut Sophia (2002:44) tantangan perencanan SDM meliputi: (1) tantanggan eksternal; (2) keputusan-keputusan organisasi; dan (3) faktor-faktor tenaga kerja.

Menurut Sophia (2002:46) ada dua jenis supply sumber daya manusia yang meliputi: internal dan eksternal. Supply internal meliputi karyawan yang ada diproyeksiakan, ditrasfer, atau diturunkan untuk mengisi kesempatan yang ada. Supply ekternal berasal dari luar organisasi. Dengan demikian dapat di papparkan bahwa supply internal meliputi karyawan yang diberikan kesempatan untuk mengembagkan kemampuannya. Sedangkan supply ekternal yakni sesorang yang berada di luar organisasi untuk membantu dan mengembgkan organisasi tersebut.

METODE

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif. Sumber data dalam penelitian ini yaitu kepala SMPN 4 Malang.  Penelitian ini bermaksud untuk mengetahui secara mendalam tentang perencanaan manajemen sumber daya manusia yang terdapat di SMPN 4 Malang. Kepala sekolah merupakan informan kunci terkait perencanaan manajemen sumber daya manusia. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik wawancara mendalam, observasi, dan dokumentasi. Data yang telah terkumpul kemudian dianalisis, kemudian data disajikan dan ditarik kesimpulan. Untuk memperoleh keabsahan data, peneliti menggunakan kriteria yakni keterpercayaan sumber dan metode, kecukupan bahan referensi, dan kepastian.

HASIL

Berdasarkan data yang ditemukan peneliti melalui proses wawancara, observasi, dan dokumentasi terkait perencanaan sumber daya manusia yang terdapat di SMPN 4 Malang diperoleh temuan-temuan. Di SMPN 4 Malang melakukan proses perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan merencanakan kebutuhan sumber daya manusia dimasa yang akan datang dari segi proyeksi kebutuhan, proyeksi, dan pengembangan. Unsur yang harus terpenuhi dari SDM yakni menyempurnakan kekurangan yang diperoleh berdasarkan evaluasi dan monitoring. Perencanaan dilakukan secara bersama-sama, biasanya oleh para staff sekolah. Langkah-langkah perencanaan SDM yaitu melalui evaluasi dari kegiatan tahun kemarin kemudian direncanakan kedepan, yang perlu diubah dan yang perlu dikembangkan. Prinsip perencanaan SDM yakni keberhasilan sebuah program harus lebih baik kedepannya.

Hambatan perencanaan SDM biasanya berhubungan dengan pembiayaan, dan pengembangan SDM . Di SMPN 4 Malang diadakan pelatihan-pelatihan bagi SDM dengan melakukan rapat rutin untuk pengembangan, biasanya rapat diadakan satu bulan bisa dua kali, dan kalau di awal semester itu ada rapat khusus. Kualitasnya SDM di SMPN 4 Malang sudah sesuai dengan standarnya, jadi guru ngajarnya sesuai dengan jurusannya. Kunci untuk meningkatkan kinerja SDM adalah dengan pengerjaannya dijalankan secara bersama-sama, dan dilakukan sebuah pembinaan. Aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan SDM di sekolah ini yakni melakukan perencanaan anggaran sekolah (RKAS), perencanaan kegiatan diluar sekolah, dsb.

Sasaran yang ingin dicapai yaitu untuk muwujudkan tujuan, visi, dan misi sekolah. Yang mendukung adanya proses perencanaan SDM adalah keinginan bersama untuk memajukan dan mencapai visi, misi sekolah. Prosedur atau proses dalam melakukan SDM di sekolah ini berdasarkan evaluasi, monitoring, dan tahu hambatannya apa, kelemahan dan kekurangannya apa. Kelemahan : ketidaksamaan syarat, pandangan, kemampuan, karakter. Keuntungan dilakukannya evaluasi SDM yakni sebagai pedoman dalam hal menetapkan program ketenagakerjaan dan sdasar acuan dalam menilai kinerja guru maupun tenaga kependidikan. Jika di sekolah ini kekurangan pendidik atau tenaga kependidikan yang diangkat secara langsung oleh pemerintah dalam artian sudah PNS maka sekolah berupaya melakukan pengrekrutan setelah itu dilakukan pembinaan dan pemilihan bersama, serta diikutkan penataran, dsb. Disini banyak guru non PNS ada 11 orang, untuk merencanakan itu semua dilakukan pengrekrutan sesuai dengan kekurangan guru bidang mata. Proses perencanaan SDM dilakukan diawal sebelum tahun ajaran baru. Strategi-strategi dalam penyusunan perencanaan SDM yaitu dengan cara diumumkan siapa yang punya rancangan untuk kedepannya. Evaluasi proses perencanan SDM dilakukan setahun sekali sebelum ajaran baru.

PEMBAHASAN

Di SMPN 4 Malang telah melakukan proses perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia sendiri adalah kegiatan merencanakan kebutuhan sumber daya manusia dimasa yang akan datang. Perencanaan dilakukan secara bersama-sama biasanyan oleh para staff sekolah. Waktu pelaksanaannya diawal tahun sebelum tahun ajaran baru. Biasanya pihak sekolah melakukan rapat rutin untuk pengembangan, biasanya rapat diadakan dalam satu bulan dua kali, dan kalau di awal semester itu ada rapat khusus.

Dalam melakukan suatu perencanaan sumber daya manusia maka setiap organisasi atau suatu lembaga pendidikan haruslah memiliki perencanaan sumber daya manusia yang matang, karena hal tersebut sangat penting bagi proses memajukan suatu organisasi atau suatu sekolah. Manusia adalah faktor terpenting dalam proses mendukung perencanaan sumber daya manusia. Oleh karena itu peran manusia sangat dibutuhkan dalam perencanaan sumber daya manusia agar tujuan yang diinginkan tepat dan sesuai.

Faktor yang mempengaruhi adanya perencanaan sumber daya manusia yaitu untuk mendukung adanya proses perencanaan sumber daya manusia sebagai keinginan bersama untuk memajukan dan mencapai visi, misi sekolah. Di SMPN 4 Malang ini memiliki banyak sumber daya manusia baik pendidik maupun tenaga kependidikan dan haruslah memiliki sumber daya manusia yang kompeten dan tepat sasaran. Mengingat visi dan misi yang amat berat untuk dapat dicapai oleh SMPN 4 Malang, maka dalam hal ini kualitas sumber daya manusia sangat berperan penting dalam perencanaan sumber daya manusia yang tepat sasaran dalam melakukannya.

Kualitasnya SDM di SMPN 4 Malang ini sudah sesuai dengan standarnya. Dalam menjalankan tugasnya baik dari segi pendidik maupun tenaga kependidikan sudah sesuai dengan tujuan, dan fungsinya. Dalam hal ini cara yang dilakukan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia adalah dengan melakukan pelatihan-pelatihan baik workshop maupun seminar pendidik dan tenaga kependidikan. Selain itu,di SMPN 4 Malang juga menerapkan beberapa prinsip dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia yaitu dengan cara melakukan prinsip keberhasilan sebuah program kedepannya harus lebih bagus dan baik dalam pengembangan sumber daya manusia yang lebih maju untuk mencapai tujuan, visi, dan misi sekolah. Sehingga muncullah kulalitas sumber daya manusia yang tepat dan sesuai dengan tujuan pendidikan

Untuk proses perumusan perencanaan sumber daya manusia dijalankan secara bersama-sama, dan dilakukan sebuah pembinaan. Salah satu contoh aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia di sekolah ini perencanaan anggaran sekolah (RKAS), perencanaan kegiatan diluar sekolah, dsb. Perencanaan sumber daya manusia di sekolah ini dilihat dari segi pengrekrutan guru atau tenaga pendidikan adalah dilakukannya pengrekrutan sesuai dengan kekurangan guru bidang mata pelajaran di sekolah.

Adapun tujuan dan manfaat dilakukannya perencanan sumber daya manusia di SMPN 4 Malang ini adalah untuk merencanakan kebutuhan dimasa datang dengan baik dari segi proyeksi kebutuhan, maupun dari segi proyeksi pengembangan. Namun ada tujuan lain yang dilakukan di SMPN 4 Malang ini adalah untuk membantu menentukan tujuan pendidikan, termasuk perencanaan kerja oleh guru maupun tenaga kependidikan dan tujuan tindakan afirmatif. Tindakan afirmatif disini maksudnya adalah untuk meningkatkan proses keberhasilan tujuan suatu lembaga pendidikan, baik secara visi maupun misi. Tujuan selanjutnya adalah untuk melihat pengaruh program dan kebijakan alternatif suatu sumber daya manusia yang dalam pelaksanaannya untuk menunjang keefektifan suatu tujuan organisasi.

Manfaat dari diadakannya perencanaan sumber daya manusia adalah memperbaiki penggunaan sumber daya manusia dan memadukan kegiatan dan tujuan pendidikan dimasa yang akan datang. Selain itu juga untuk melakukan pengrekrutan tenaga kerja baru sesuai dengan sumber daya yang dibutuhkan disekolah tersebut dan membantu program penarikan tenaga kerja, baik pendidik maupun tenaga kependidikan.

Ada beberapa unsur yang diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia yaitu:

1.      Tujuan

Bahwa setiap organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi. Di SMPN 4 Malang ini sasaran yang ingin dicapai dalam proses perencanaan sumber daya manusia adalah untuk muwujudkan tujuan, visi, dan misi sekolah.

2.      Perencanaan Organisasi

Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Perencanaak harus mendukung fungsi-fungsi yang lain, seperti: pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinanan, dan pengendalian. Beberapa jenis perencanaan yang ada di SMPN 4 Malang adalah menentukan misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran.

3.      Audit sumber daya manusia

Dalam hal ini pemeriksaan kualitas sumber daya manusia sangat ditekankan, karena kualitas sumber daya manusia sangat berperan penting dalam memajukan suatu organisasi. Di SMPN 4 Malang ini kualitas sumber daya manusianya sudah standart.

4.      Peramalan sumber daya manusia

Meramalkan kebutuhan tenaga merupakan hal terpenting dan juga hal tersulit dilakukan. Pertama mengidentifikasi berbagai kendala yang memepengaruhi permintaan, baik faktor yang mempengaruhi lansung maupun faktor tidak langsung atau perubahan lingkungan enksternal. Proses pengrekrutan sumber daya manusia di SMPN 4 Malang dilakukan sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan profesinya.

Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam perencanaan sumber daya manusia adalah dengan dilakukannya evaluasi dari kegiatan tahun kemarin, kemudian direncanakan kedepannya seperti apa dan apa yang perlu diubah dan dikembangkan. Selain itu terdapat prosedur atau proses dalam melakukan perencanan sumber daya manusia yaitu dilihat berdasarkan evaluasi, monitoring, hambatan, kelebihan dan kelemahan. Proses evaluasi disini dilakukan setahun sekali sebelum tahun ajaran baru. Keuntungan dilakukannya evaluasi perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai pedoman dalam hal menetapkan program ketenagakerjaan dan sebagai dasar acuan dalam menilai kinerja guru maupun tenaga kependidikan.

Adapun strategi-strategi yang diperlukan dalam penyusunan perencanaan sumber daya manusia adalah dengan cara diumumkan atau dipublish siapa yang punya rancangan untuk menentukan sumber daya manusia kedepannya. Namun dalam hal ini ada hambatan yang timbul dalam perencanaan sumber daya manusia yaitu: (1) berhubungan dengan pembiayaan, dan pengembangan sumber daya manusia; (2) tujuan yang tidak tepat; (3) sistem kompensasi yang tidak tepat; (4) lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis; dan (4) kondisi persaingan yang semakin tajam.

Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan sumber daya manusia tersebut adalah memahami tujuan perencanan dan proses penetapan tujuan. Hendaknya rencana dan tujuan yang dibuat oleh kepala sekolah dikomunikasikan ke bawahannya dan melibatkan bahawannya dalam proses pengambilan keputusan. Kominikasi dan partisispasi dapat meningkatkan komitmen dalampelaksanaan perencanaan. Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah, hendaknya dijaga. Karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan melalui interval waktu yang pendek.

KESIMPULAN DAN SARAN

 Berdasarkan uraian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka peneliti menyimpulkan bahwa perencanaan sumber daya manusia di SMPN 4 Malang sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ada di SMPN 4 Malang. proses perencanaan Sumber Daya Manusia dilakukan bersama-sama dengan warga sekolah baik pendidikan maupun tenaga
kependidikan pada awal tahun atau awal semester sebelum tahun ajaran baru. Sasaran yang ingin dicapai dalam proses perencanaan Sumber Daya Manusia yaitu untuk muwujudkan tujuan, visi, dan misi sekolah. Sedangkan faktor yang mendukung adanya proses perencanaan Sumber Daya Manusia adalah keinginan bersama untuk memajukan dan mencapai visi, misi sekolah. ada beberapa kelemahan dalam merencanakan sumber daya manusia yaitu  ketidaksamaan syarat, pandangan, kemampuan, dan karakter. sedangkan untuk keuntungannya adalah sebagai pedoman dalam hal menetapkan program ketenagakerjaan dan sebagai dasar acuan dalam menilai kinerja guru maupun tenaga kependidikan. Di SMPN 4 Malang ini kualitasnya Sumber Daya Manusianya sudah sesuai dengan standar.  Dalam hal ini penulis merekomendasikan sebaiknya SMPN 4 Malang melakukan kontrol terhadap kinerja Sumber Daya Manusia dengan menggunakan pengamatan berjenjang. Karena tidak menuntut kemungkinan faktor personal Sumber Daya Manusia mempengaruhi pengambilan keputusan dalam pengamatan, khususnya untuk Sumber Daya Manusia yang baru yang belum begitu memahami budaya dan komunikasi Sumber Daya Manusia lainnya yang sudah lebih lama berada di SMPN 4 Malang, sehingga tidak ada lagi kelemahan-kelemahan dalam hal perbedaan pendapat.

DAFTAR RUJUKAN

Sedarmayanti. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan Manajemen

Pegawai Negeri Sipil. Bandung: PT Refika Aditama.

Simamora, H. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: STIE YKPN.

Sopiah. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia (Jilid 1). Malang: UM Press.

Sunarta. Perencanaan Sumber Daya Manusia(Kunci Keberhasilan Organisasi). Jurnal

publikasi: FISE Universitas Negeri Yogyakarta